Коммерческие документы на товар при импортных поставках.
Любая поставка товара сопряжена с отправкой вместе с ним или одновременно по электронной почте комплекта документов. Состав этого комплекта может быть отличаться от случая к случаю, ведь товар следует из разных стран и от разных поставщиков. При этом, в любой стране, как и в России, есть требования к оформлению документов различного вида, но они могут отличаться. Чтобы не запутаться в многообразии документов и их способах заполнения, нужно всего лишь разобраться в назначении каждого типа документа, уметь проверять их, а также находить те данные, которые нужны при импорте груза в Российскую Федерацию.
Совсем немного о контракте.
В большинстве случаев основным документом, по котором осуществляется международная сделка купли-продажи, является контракт. Разбирать контракт подробно в данной статье мы не будем, ведь эта тема обширна и требует отдельного обсуждения. Но мы не можем не упомянуть о тех пунктах контракта, которые определяют сопроводительные документы каждой поставки. Вот эти пункты контракта.
1. Условия поставки.
Данный раздел контракта будет определять на каких условиях и в каком пункте вы получите заказанный товар. Если сотрудничество с поставщиком предусматривает несколько пунктов отгрузки и/или несколько вариантов условий поставки, то в контракте должны быть указаны все варианты.
2. Условия оплаты.
Данный раздел контракта будет определять на каких условиях вы будете оплачивать товар заказанный товар. Если сотрудничество с поставщиком предусматривает различные варианты оплаты, то в контракте должны быть указаны все возможные варианты.
3. Документы, предоставляемые поставщиком на каждую товарную партию.
Данный раздел контракта будет определять, с каким документами будут отгружаться товарные партии в ваш адрес, а также те данные, которые будут указаны в этих документах.
Почему мы перечислили именно эти пункты контракта?
Дело в том, что информация из этих пунктов проверяется таможенными органами в первую очередь при оформлении декларации на товары в России. Условия поставки и условия оплаты должны быть идентичны как в контракте, так и во всех остальных товаросопроводительных документах. А документы, прописанные в контракте как прилагаемые к грузу, будут затребованы таможенным органом на основании контракта. Расхождения могут привести как к задержкам при оформлении для предоставления объяснений инспектору, так и к необходимости корректировать документы, составлять и подписывать доп. соглашения к контракту. А сколько стоит время? Дороже всего.
4. Документ «Заказ».
В некоторых странах использование контракта не является обязательным требованием к торговой сделке, поэтому нередки случаи, когда купля-продажа проходит на основании "заказа", оформленного по образцу поставщика. В некоторых случаях поставщики, размещая публичную оферту на сайте, принимают "заказ" в виде отправленного с адреса заказчика сообщения по электронной почте.
При этом, "заказ" может быть и неотъемлемой частью составленного контракта.
Так или иначе, этот документ является точкой отсчета для каждой отдельной сделки с поставщиком, ведь именно в момент размещения заказа начинает «крутиться колесо»: согласовываются условия, уточняются детали, выписываются счета, размещаются заказы на производстве.
"Заказ" необходим для того, чтобы суммировать всю информацию о заказанном товаре, зафиксировать сроки поставки, условия поставки, условия оплаты и прочие существенно важные условия, которые обычно содержатся в контракте. Кроме этого, в "заказе" необходимо отразить те условия, которые являются критичными для вашей компании исходя из условий сделки с конечным заказчиком или исходя из внутреннего плана использования импортируемой продукции.
Мы рекомендуем направлять поставщику заказ в виде специального документа даже в тех случаях, когда поставщик не предъявляет такого требования. При этом, условия могут быть изложены кратко - без погружения в детали, - но емко - предусматривая базовые сценарии прохождения сделки.
5. Счет-фактура на товар.
В первую очередь уточните, как называется этот документ на языке поставщика, чтобы безошибочно идентифицировать этот документ.
В разных странах документ носит отличные друг от друга названия, но самыми распространёнными названиями остаются «Invoice», «Rechnung», «Fattura/Factura» - английский, немецкий и итало-испанский варианты написания.
В счете-фактуре должна содержаться информация, которая позволяет сторонам сделки, а также другим агентам (в том числе таможенному органу) однозначно идентифицировать следующие данные:
- Покупатель/Продавец и их реквизиты;
- Номер контракта и/или заказа, по которым поставляется товар;
- Условия поставки и условия оплаты;
- Информация о каждой товарной позиции: название, артикулы\модели, количество, стоимость за штуку, общая стоимость.
По действующему таможенному законодательству все вышеперечисленные параметры должны быть представлены в документах. Другими словами, вы можете знать информацию и быть уверенными в ней, но таможенному инспектору, как контролирующему органу, важно видеть эти данные в формате документа поставщика.
Мы рекомендуем Вам от поставщика добиться той формы документа «Счет-фактура», которая будет наиболее соответствовать вышеперечисленным требованиям, ведь именно этот документ является самым важным при идентификации товарной партии на таможне. Также, следите за тем, чтобы все условия контракта, инвойса и заказа были между собой идентичны – не допускайте расхождений!
6. Упаковочный лист.
Данный документ является приложением к инвойсу и содержит сводную информацию о количестве грузовых мест и массогабаритных характеристиках поставки. В нем обычно указываются размеры грузовых мест, тип упаковки, масса нетто и брутто. В детализированном виде упаковочный лист может содержать информацию о количестве мест, весе нетто и брутто каждого поставляемого товара (по артикулам или моделям), что, безусловно, является более предпочтительным видом документа при таможенном оформлении товара.
Если упаковочный лист не обнаружен среди документов на товар, то стоит поискать информацию о количестве мест и массогабаритных характеристиках товара в любом другом документе: в счете-фактуре, спецификации или экспортной декларации. Если эта информация есть в каком-либо документе, то предоставление упаковочного листа не является обязательным.
ВАЖНО! Указанные поставщиком массогабаритные характеристики необходимо проверять. В большей степени это относится к весу товарной партии, поэтому в идеальном случае необходимо взвешивать товар на промежуточном пункте перед пересечением. Превышение фактического веса над заявленным при таможенном оформлении в РФ грозит возбуждением дела об административном правонарушении по статьям главы 16 КОАП.
7. Спецификация.
Большим «бонусом» для покупателя является предоставление продавцом спецификации на товар, ведь в этом документе обычно представлена информация о товаре из инвойса и упаковочного листа в детализированном виде.
Обычно такой документ имеет свободный вид, являясь исчерпывающим источником данных о ввозимых в поставке товарах. В спецификации, как правило, в табличном виде указана полная информация о каждом артикуле товара.
Именно такой вид предоставления информации используется при подготовке декларации таможенными декларантами, поскольку таможенные органы Российской Федерации требуют полной детализации при декларировании ввозимых товаров. Если поставщик не предоставляет такого документа, то спецификацию приходится «собирать» импортеру - подробная информация однозначно понадобится для декларирования.
8. Экспортная декларация.
Осуществляя отгрузку товаров за пределы страны происхождения, поставщики из любых стран обязаны декларировать товары в локальной таможне. Именно так товар помещается в режим экспорта, что подтверждается оформлением экспортной декларации.
Однако оформление экспортной декларации – это первый шаг, и далеко не главный. Гораздо важнее закрыть экспортную декларацию, то есть подтвердить, что товар покинул таможенную территорию.
Именно закрытая экспортная служит подтверждением вывоза товара для таможенных органов. Поставщик, при этом, подтверждает налоговые преференции, которые применяются к экспортным сделкам в его стране.
В Европейском Союзе, например, факт вывоза товара за пределы таможенной территории подтверждает продажу товара с нулевой ставкой НДС. Контролировать закрытие экспортных деклараций на товары, отгруженные на условиях EXW, приходится импортеру – покупателю товара. Поэтому очень важно иметь возможность получить подтверждение факта закрытия режима экспорта из таможни отправления.
Продолжая рассматривать Европейский Союз(ЕС) как один из крупнейших регионов-экспортеров, нельзя не упомянуть о так называемом EORI-номере, наличие которого позволяет компаниям-резидентам ЕС совершать любые таможенные операции, например, экспортировать или импортировать товар.
Если поставщик не имеет такого номера, то товар, полученный от него, вывезти за пределы ЕС таможня не позволит. Европейское таможенное законодательство стремится стимулировать внешнюю торговлю, поэтому имея EORI-номер поставщика, можно открыть и закрыть экспортную декларацию в таможне любой страны Европы.
Однако, несмотря на всеобщую либерализацию в сфере международной торговли, многие компании из Австрии, Венгрии, Германии, Польши и Чехии по-прежнему оформляют экспортную декларацию на локальной таможне и прикладывают ее к сопроводительным документам.
ВАЖНО! Если поставщик оформил экспортную таможенную декларацию, указав неверный вес, то в пункте экспортного таможенного оформления необходимо оформить новый документ с корректным весом. Оформленная ранее экспортная декларация автоматически аннулируется по прошествии 90 дней с даты оформления, поэтому поставщик не пострадает, если открытая им экспортная будет аннулирована.
Резюмируем.
Таков наш краткий обзор документов, с которым обычно следует товар при импорте в Российскую Федерацию.
Мы уверены, что работа с документами будет легче и приятнее, если импортеры будут знать больше о том, для чего нужен каждый документ и почему информация в нем должна иметь понятный и читаемый вид.
Следует помнить о том, что для первичной проверки документов требуется не так много времени, как может потребоваться для решения проблемных вопросов по факту прибытия товара на таможню.
