Таможенное оформление товаров – сложная процедура, требующая целый пакет разных документов. В нем должен присутствовать инвойс (invoice), составление которого у многих до сих пор вызывает сложности. На самом деле все просто, и уже сейчас вы можете узнать, что это за документ и как правильно его оформлять. Это важно для совершения торговых операций с другими странами и успешного ведения бизнеса.
Что такое инвойс в таможне
Инвойс – документ, составляемый при оформлении международных отгрузок как при вывозе из России, так и при ввозе на ее территорию. Содержание включает описание товаров, которые направляют покупателю. В нем указывают:
- дату отправки;
- ссылку на экспортную документацию (номер инвойса и заказа);
- государство-экспортер;
- страну-производителя;
- государство, где находится пункт назначения;
- визу отправителя грузов с датой заполнения;
- объявленную ценность;
- описание каждой позиции продукции;
- условия платежа (реквизиты банка с номером счета, названием и адресом, а также SWIFT-кодом, сроком оплаты и прочими условиями);
- реквизиты адресанта и адресата;
- международные стандартизированные условия поставки (чаще СFR, FOB, CIF).
Инвойс требуют таможенные органы при проверке международных отправлений. Он обязателен для всех товаров. Его оформлением занимается продавец, который затем направляет документ покупателю.
Основные функции инвойса
Для чего нужен инвойс в международной коммерции:
- для приведения описания товаров, поставляемых покупателю;
- прохождения процедуры таможенной очистки;
- защиты интересов как иностранного продавца, так и покупателя (в документе полностью описывают условия поставки);
- определения величины таможенных сборов, включая НДС, на импортируемые товары;
- расчета покупателя с продавцом (по инвойсу происходит оплата товара).
Как выглядит описание товаров в инвойсе
В инвойсе обязательно приводится подробное описание товаров, поставляемых покупателю. Как минимум в документе должны быть указаны:
- название продукции;
- сфера применения;
- серийный и тарифный гармонизированный номера;
- объем товаров с единицами измерения;
- материал изготовления;
- особенности упаковки;
- вес, площадь и объем занимаемого места;
- номера позиции или пункта (если известны);
- стоимость единицы продукции и поставки в целом.
Согласно правилам оформления инвойса, в зависимости от типа поставляемых товаров в их описании могут приводиться различные дополнительные сведения:
- Для текстиля: процентный состав материала, способ производства (вязаный, тканый), предназначение, пометка на образце MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.
- Для подарков – формулировка Unsolicited gift.
- Для химических веществ: название и описание для их классификации. Также необходима отметка «Все вещества в грузе соответствуют постановлениям по TSCA, принятым общемировым нормам».
Виды инвойсов
Термин «инвойс» – это общее наименование счета, который продавец предъявляет покупателю. Документ существует в 2 формах:
- Инвойс-фактура, или коммерческий инвойс. Это непосредственно тот документ, в котором приводится описание поставляемой продукции и другие перечисленные выше данные. По нему производится оплата товара. Также без этого документа не может быть проведена таможенная очистка.
- Проформа-инвойс. Так называется предварительная форма инвойса, которая составляется, когда покупатель должен перечислить аванс. Часть информации в документе предварительная. В проформе могут также содержаться сведения о допустимых отклонениях от контракта. После согласования суммы составляется коммерческий инвойс.
Проформа-инвойс позволяет начать погрузку и транспортировку груза еще до оплаты, но для расчета с продавцом необходим коммерческий инвойс.
Разница между инвойсом и счетом-фактурой
У многих сложилось мнение по поводу счет-фактуры и инвойса, что это один и тот же документ. Подобное сравнение связано с переводом термина «инвойс», который означает «счет, фактура», что объясняется функциями документа. Именно соседством этих двух значений обусловлено ошибочное объединение терминов «счет» и «фактура» и их приравнивание к инвойсу. В реальности это два разных документа. Счет-фактура необходим, чтобы обосновать вычет суммы налога, который в нем указан. Особенности этого документа:
- Оформлением счета-фактуры занимается продавец. Документ связан с отгрузкой товаров, поэтому включается в список отгрузочных бумаг.
- Все счета-фактуры, составленные при отгрузке товара, указывают в книге продаж.
- Документ используется для обоснования правомерности выполнения бухгалтерской проводки Дт 68 Кт 19, благодаря которой фиксируется принятие в вычет налога, выставленного поставщиком.
- Если от поставщиков поступили счета-фактуры с выделенным НДС, продавец имеет право уменьшить налог, начисленный за период к уплате в бюджет, на объем налога, предъявленного поставщиками. Последний формируется в книге покупок продавца.
Из этого можно сделать вывод, что счет-фактура – документ, используемый в бухгалтерии для налогового учета, в процессе которого ведется исчисление НДС, уплачиваемого в бюджет или возмещаемого по итогам такого исчисления.
Инвойс импортного товара – это документ международной коммерции, в котором содержится описание товаров. Если и сравнивать, то инвойс по своему содержанию больше соответствует товарной накладной (при покупке товаров) или акту выполненных работ/услуг (при оформлении в отношении услуг).
Особенности оформления и упаковывания инвойса
Для составления документа можно использовать любой язык. Главное, чтобы он был понятен каждому из партнеров, но чаще это английский. Заполнять документ разрешается как от руки, так и в электронном виде. Проверить инвойс легко, если учесть следующие нюансы составления:
- Объявленную ценность указывают в валюте адресата, что удобнее для таможенных служб. Также валюта должна соответствовать той, что указана в контракте. В противном случае указывается курс, по которому производилась конвертация, и дата перевода.
- Документ должен быть представлен в одном визированном оригинале и 5 копиях, которые прикладывают к отправлению. Обязательное условие – груз всегда должна сопровождать хотя бы одна копия инвойса.
- При поставке нескольких видов товаров объявленная ценность указывается для каждого типа отдельно.
- Для хранения документа используют клейкий карман на упаковках для авиаотправлений, куда помещают и транспортную накладную.
Соблюдение требований к инвойсу – залог быстрого прохождения таможенных процедур, а также хороших отношений между заказчиком и поставщиком. С правильным оформлением и не только вам поможет цифровая платформа Consollex. Здесь вы можете онлайн заказывать и отслеживать доставку груза. К вашим услугам удобный личный кабинет, система планирования, а также обучающие материалы для успешных взаимоотношений с европейскими поставщиками. С нами вы можете организовать импорт без лишних звонков и согласований.
